Rechnung schreiben als Montage-Subunternehmer: Pflichtangaben und Checkliste

Dieser Artikel gibt eine Orientierung aus der Montagepraxis. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für den eigenen Fall ist der Steuerberater zuständig.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Ohne sie ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß — und euer Auftraggeber bekommt keinen Vorsteuerabzug. In der Praxis heißt das: Die Rechnung kommt zurück, und ihr wartet weitere zwei Wochen auf euer Geld.

Auf jede Rechnung gehören:

• Vollständiger Name und Anschrift von euch und vom Auftraggeber
• Eure Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung — Art und Umfang, konkret
• Leistungszeitraum oder Leistungsdatum (nicht identisch mit dem Rechnungsdatum!)
• Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Umsatzsteuerbetrag und -satz — oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung bzw. das Reverse-Charge-Verfahren
• Vereinbarte Minderungen wie Skonto oder Rabatt

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto reichen vereinfachte Angaben. Für Montageaufträge ist das selten relevant.

Der Punkt, an dem es teuer wird: § 13b UStG

Das ist die Regel, die im Ladenbau und in der Montage regelmäßig übersehen wird.

Normalfall: Ihr stellt eine Rechnung mit 19 % Umsatzsteuer, führt sie ans Finanzamt ab, der Kunde zieht Vorsteuer.

Bauleistungs-Fall: Erbringt ihr eine Bauleistung an einen Auftraggeber, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, kehrt sich die Steuerschuld um. Dann schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer, nicht ihr.

Konsequenz für eure Rechnung:

• Keine Umsatzsteuer ausweisen. Nettobetrag, Steuer 0,00 €.
• Hinweis aufnehmen: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG."

Das ist kein Wahlrecht. Liegen die Voraussetzungen vor, muss so abgerechnet werden. Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, hat sie unberechtigt ausgewiesen — und muss sie zusätzlich abführen, solange die Rechnung nicht berichtigt ist.

Woher wisst ihr, ob es zutrifft?

Es reicht nicht, dass ihr eine Bauleistung erbringt. Der Auftraggeber muss selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen — als Faustregel: mindestens 10 % seines Gesamtumsatzes.

Das könnt ihr nicht raten. Deshalb gilt in der Praxis:

Lasst euch die Bescheinigung USt 1 TG vom Auftraggeber geben. Sie wird vom Finanzamt ausgestellt, gilt höchstens drei Jahre und bestätigt, dass er als Bauleistender einzustufen ist. Mit dieser Bescheinigung in der Akte stellt ihr die Nettorechnung, ohne Risiko.

Ohne diese Bescheinigung ist es euer Risiko. Stellt sich später heraus, dass ihr nicht ohne Umsatzsteuer hättet abrechnen dürfen, haftet ihr für die nicht abgeführte Steuer — und müsst versuchen, sie euch zivilrechtlich vom Auftraggeber zu holen. Ist der insolvent, bleibt ihr darauf sitzen.

Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG reicht dafür nicht. Das sind zwei verschiedene Papiere für zwei verschiedene Zwecke: § 48b betrifft die Bauabzugsteuer, § 13b die Umsatzsteuer. Wer sie verwechselt, rechnet falsch ab.

Und was ist eine Bauleistung?

Alles, was der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dient. Fest eingebaute Ladeneinrichtung fällt in der Regel darunter. Ein frei aufgestelltes Möbel, das nur geliefert und hingestellt wird, eher nicht.

Bei gemischten Aufträgen kommt es darauf an, was dem Vertrag das Gepräge gibt. Wenn Lieferung und Montage klar trennbar sind, wird getrennt abgerechnet.

Im Zweifel: Sprecht es mit dem Auftraggeber ab, bevor ihr die Rechnung schreibt, und fragt euren Steuerberater. Wenn beide Seiten übereinstimmend von Reverse Charge ausgehen und korrekt versteuert wird, wird das in Zweifelsfällen nicht beanstandet.

Als Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und setzt stattdessen den Hinweis auf die Regelung auf die Rechnung.

Zwei Dinge trotzdem beachten: Die Bauabzugsteuer nach § 48 EStG gilt auch für Kleinunternehmer — die Freistellungsbescheinigung braucht ihr also ebenfalls. Und Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen befreit, nicht aber vom Empfangen.

E-Rechnung: Was ab wann gilt

Der Stand, den ihr kennen müsst:

• Seit 1.1.2025: Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmslos, auch Einzelunternehmer, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht als Minimum.
• 2026: Beim Versand an Firmenkunden sind Papier und PDF noch zulässig.
• Ab 1.1.2027: Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1.1.2028: Alle übrigen Betriebe ebenfalls — unabhängig vom Umsatz. Ausnahme bleiben Kleinunternehmer.

Wichtig: Eine PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931 — in Deutschland XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Wer heute PDFs verschickt, hat noch Zeit, sollte sich das Thema aber nicht auf 2027 legen.

Was in der Praxis über die Zahlung entscheidet

Die Pflichtangaben machen die Rechnung gültig. Die Anlagen machen sie bezahlbar.

Ein Auftraggeber, der zwanzig Montagerechnungen im Monat prüft, zahlt die zuerst, die er nicht hinterfragen muss. Legt bei:

• Unterschriebene Stundennachweise oder das Aufmaß, je nach Vereinbarung
• Abnahmeprotokoll oder Leistungsnachweis vom Standort
• Fotodokumentation, wenn vereinbart
• Auftragsnummer oder Bestellnummer des Auftraggebers — immer, sonst landet die Rechnung im Klärungsstapel
• Bei Nachträgen: die schriftliche Beauftragung, nicht „das war so besprochen"

Und: Schreibt die Rechnung zeitnah. Eine Rechnung, die sechs Wochen nach der Montage kommt, wird von jemandem geprüft, der sich an nichts mehr erinnert.

So sieht eine korrekte Rechnung aus (Beispiel)

[Firma, Straße, PLZ Ort]
[Telefon · E-Mail · Steuernummer / USt-IdNr.]
An: [Auftraggeber, Straße, PLZ Ort]
Rechnung Nr. 2026-042
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Auftrags-/Bestellnummer: [Nr. des Auftraggebers]
Leistungszeitraum: [Leistungszeitraum]
Leistungsort: [Filiale, Straße, PLZ Ort]
Pos.  Leistung                                  Menge      Einzel      Gesamt
1     Montage Ladeneinrichtung nach Plan,
      Filiale [Ort], gemäß Auftrag vom [Datum]  38,0 Std.  [   ] €     [    ] €
2     Demontage Bestandseinrichtung              6,0 Std.  [   ] €     [    ] €
3     An- und Abfahrt                            1 pauschal [   ] €     [    ] €
Nettobetrag:                   [    ] €
Umsatzsteuer:                     0,00 €
Rechnungsbetrag:               [    ] €
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG.
Die Umsatzsteuer ist vom Leistungsempfänger zu berechnen, anzumelden und abzuführen.
Zahlbar innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug.
Anlagen: Stundennachweise (unterschrieben), Abnahmeprotokoll vom [TT.MM.JJJJ]
Bankverbindung: [IBAN] · [BIC] · [Bank]

Für den Fall ohne § 13b: Umsatzsteuer mit Satz und Betrag ausweisen und den Hinweis streichen. Als Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, dafür der Hinweis auf § 19 UStG.

Checkliste: Bevor die Rechnung rausgeht

• Vollständige Adressen von Rechnungssteller und Empfänger
• Eigene Steuernummer oder USt-IdNr.
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum und Leistungszeitraum (nicht dasselbe)
• Leistungsbeschreibung, die der Prüfer zuordnen kann
• Leistungsort — bei Serien: welche Filiale
• Auftrags- oder Bestellnummer des Auftraggebers
• § 13b geprüft? Bescheinigung USt 1 TG des Auftraggebers liegt vor → Nettorechnung, Steuer 0,00 €, Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG"
• Kein § 13b? → Umsatzsteuer mit Satz und Betrag ausweisen
• Kleinunternehmer? → keine Umsatzsteuer, Hinweis auf § 19 UStG
• Zahlungsziel angegeben
• Anlagen dabei: unterschriebene Stundennachweise, Abnahmeprotokoll, ggf. Fotos
• Bei Nachträgen: schriftliche Beauftragung beigefügt
• Rechnung zeitnah geschrieben — nicht sechs Wochen nach der Montage

Häufige Fragen